Jede Art von Kommunikation, die ein Unternehmen mit seinen Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern führt, hinterlässt einen Eindruck beim Gegenüber. Natürlich sollte dieser so positiv wie möglich sein. Oft entscheidet der erste Eindruck darüber, ob ein Geschäft abgeschlossen oder eine Zusammenarbeit begonnen wird. Daher ist es bereits bei der Gründung des Unternehmens wichtig, professionelles Geschäftspapier zu gestalten.
Sicherlich ist es nicht sofort notwendig, eine Druckerei mit der Fertigung einer großen Stückzahl von Geschäftsbögen mit Briefkopf zu beauftragen. Heute kann auch mit einem guten Laser- oder Tintenstrahldrucker professionelles Geschäftspapier selbst hergestellt werden.
Briefkopf gestalten
Für die Gestaltung des Briefkopfes nehmen Sie sich bitte ausreichend Zeit. Gestalten Sie mehrere Varianten, drucken diese aus und wägen Vor- und Nachteile ab. Folgende Angaben sollten mindestens enthalten sein: In der Kopfzeile tragen Sie die eigenen Angaben ein, korrekter Firmenname, Straßen- und Ortsbezeichnung mit Postleitzahl. Planen Sie unter dem Briefkopf ein Adressfeld ein, dessen erste Zeile sollte ca. 3,5 cm unter dem Blattrand stehen. In den rechten Bereich können Sie gut ein Logo einfügen. Die rechte obere Ecke ist dafür zu empfehlen, da nach dem Abheften von Rechnungen oder Schreiben diese Ecke schnell durchgeblättert werden kann. Findet sich dort Ihr Logo, ist der Wiedererkennungswert sehr hoch. Geben Sie außerdem in Ihrem Briefkopf Ihre Kontaktdaten an, dazu gehört neben der Telefon- und der Faxnummer heute auch Ihre E-Mailadresse.
In der Fußzeile des Geschäftspapiers könnten Sie dann weitere Angaben anfügen, bei Gesellschaften z. B. den Namen des Geschäftsführers, die Handelsregisterdaten und die Umsatzsteuernummer. Dann können Sie den Briefkopf auch als Rechnungsformular nutzen. Ob Sie eine Bankverbindung immer angeben oder bei Rechnungsstellung eindrucken, das bleibt Ihnen überlassen.
Weitere wichtige Punkte
Dass professionelles Geschäftspapier in Rechtschreibung und Grammatik fehlerfrei sein muss, ist wohl selbstverständlich. Achten Sie aber auch auf eine Einhaltung der DIN 5008, der Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. Diese Norm ist deutschlandweit anerkannt, Leser von Geschäftspost kennen die Form. Wird sie nicht eingehalten, wirkt Ihre Post unseriös. Das gilt für Anschreiben ebenso wie für Werbepost oder Rechnungen. Außerdem erleichtert das Einhalten der Form den Postversand. Steht zum Beispiel im Geschäftspapier das Adressfeld nicht an der richtigen Position, dann passt Ihr Schreiben nicht in einen Briefumschlag mit Fenster. Dann muss es nochmals gefaltet werden – aufmerksame Leser werden das als unprofessionell registrieren.
Betrachten Sie das Geschäftspapier als eine Form der Außendarstellung des Unternehmens, es ist Teil der Corporate Identity. Eine ansprechende Gestaltung lohnt sich.
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